Pengelolaan Jurnal Ilmiah Online dengan OJS
Pengelolaan Jurnal Ilmiah adalah proses atau kerangka kerja dalam mengelola dan konfigurasi jurnal ilmiah. Dalam OJS, pengelolaan jurnal ilmiah (Journal Management) hanya dapat dilakukan pengguna dengan peran sebagai jurnal manajer atau manager journal. Peran jurnal manajer ini mempunyai akses penuh terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan pengelolaan dan konfigurasi jurnal ilmiah. Bahkan jurnal manajer dapat login sebagai semua pengguna dengan semua roles yang terdaftar dalam jurnal tersebut (kecuali sebagai administrator situs).
Pengelolaan jurnal ilmiah dalam OJS dapat dibagi menjadi tiga bagian utama yaitu Manajemen Halaman (Management Pages), Pengguna (Users), dan Peran (Roles).
Management Pages pada Pengelolaan Jurnal Ilmiah
Manajemen halaman (Management Pages) berisikan menu-menu untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan jurnal ilmiah online (OJS). Menu-menu tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Files Browser
Dalam Bahasa Indonesia disebut juga Berkas Penelusuran, yaitu menu untuk membantu penelusuran berkas-berkas dalam OJS. Berkas-berkas tersebut terdiri dari berkas artikel-artikel dan terbitan-terbitan.
2. Journal Sections
Atau Bagian Jurnal merupakan menu untuk membuat bagian-bagian jurnal yang akan ditampilkan di halaman depan jurnal.
3. Review Forms
Merupakan menu untuk membuat formulir review yang akan menjadi acuan reviewer (mitra bestari) dalam proses review artikel jurnal ilmiah.
4. Languages
Merupakan menu untuk mengatur locale atau Bahasa yang akan digunakan dalam situs jurnal. Pada menu ini bahasa jurnal dapat diatur baik sebagai locale utama atau pun locale pendukung.
5. Masthead
Dalam Bahasa Indonesia disebut dengan Dewan Redaksi merupakan menu untuk mengatur atau membuat daftar dewan redaksi yang akan ditampilkan di halaman About atau Tentang Kami.
6. Prepared Emails
Merupakan menu yang digunakan untuk mengatur email-email yang disiapkan dalam OJS sebagai notifikasi untuk para pengguna.
7. Reading Tools
Merupakan Alat pembaca atau menu yang digunakan untuk mengatur item yang terkait dengan disiplin ilmu jurnal.
8. Setup
Merupakan menu yang digunakan untuk mengatur informasi jurnal, kebijakan (cakupan dan fokus jurnal), cara penulisan dan penyerahan artikel jurnal, pengaturan keamanan dan akses jurnal, serta tampilan jurnal ilmiah.
9. Stats & Reports
Menu yang digunakan untuk pengaturan statistik dan laporan penerbitan jurnal ilmiah.
10. Payments
Merupakan menu yang digunakan untuk mengatur sistem pembayaran dan akses ke dalam jurnal ilmiah.
11. System Plugins
Merupakan menu yang digunakan untuk mengatur plugin-plugin yang akan dan sudah di-install dalam OJS.
12. Import/Export Data
Merupakan menu yang berisi plugin untuk membantu proses impor dan ekspor data dalam jurnal online.
Users dalam Pengelolaan Jurnal Ilmiah
Perlu diingat, bahwa mendaftarkan atau melakukan registrasi pengguna dengan peran sebagai jurnal manajer hanya dapat dilakukan oleh administrator situs. Pada bagian Users ini, Jurnal manajer dapat mengatur pendaftaran pengguna dan peran pengguna. Adapun menu-menu yang terdapat dalam bagian Users ini antara lain:
1. Users Enrolled in this Journal
Atau dalam bahasa Indonesia disebut Pengguna yang Terdaftar merupakan menu yang digunakan untuk melihat daftar pengguna yang terdaftar dalam jurnal.
2. Enroll a User from this Site in this Journal
Merupakan Daftarkan Pengguna Situs di Jurnal ini, yaitu menu yang digunakan untuk mendaftarkan peran pada pengguna yang terdaftar di jurnal dan belum memiliki peran.
3. Show users with no role
Merupakan Tampilkan Pengguna yang belum memiliki Peran, yaitu menu yang digunakan untuk menampilkan daftar pengguna yang telah terdaftar dalam jurnal namun belum memiliki peran.
4. Create New User
atau Buat Pengguna Baru, yaitu menu yang digunakan untuk mendaftarkan pengguna baru ke dalam jurnal.
5. Merge Users
Merupakan menu yang digunakan untuk menggabungkan pengguna dengan masing-masing peran menjadi satu akun pengguna. Dengan kata lain, melalui menu Merge Users ini, satu akun pengguna dapat memiliki banyak peran (sebagai journal managers, editor, reviewers dan author).
Roles dalam Pengelolaan Jurnal Ilmiah
Pada bagian Roles, jurnal manajer dapat menampilkan daftar pengguna untuk masing-masing peran. Ada pun menu-menu yang terdapat dalam bagian Peran ini antara lain:
1. Journal Managers
Merupakan menu yang digunakan untuk menampilkan daftar pengguna yang berperan sebagai jurnal Manajer. Jurnal Manajer bertanggung jawab terhadap pengaturan dan pengelolaan jurnal ilmiah secara keseluruhan.
2. Editors
Merupakan menu yang digunakan untuk menampilkan daftar pengguna yang berperan sebagai penyunting naskah (editor). Tugas Editor adalah memeriksa naskah yang diterima, kemudian mendistribusikan ke Section Editors.
3. Section Editors
Merupakan menu yang digunakan untuk menampilkan daftar pengguna yang berperan sebagai section editor (penyunting bagian). Tugas Section Editor adalah menentukan Reviewer sesuai dengan kompetensi terhadap naskah yang diterima. Section Editor harus mengetahui secara pasti kompetensi Reviewer untuk naskah yang akan di-review.
4. Reviewers
Merupakan menu yang digunakan untuk menampilkan daftar pengguna yang berperan sebagai reviewer (mitra bestari). Tugas Reviewer adalah memeriksa naskah yang diterima sesuai kompetensi yang dimiliki.
5. Authors
Merupakan menu yang digunakan untuk menampilkan daftar pengguna yang berperan sebagai penulis naskah artikel jurnal ilmiah.
6. Readers
Merupakan menu yang digunakan untuk menampilkan daftar pengguna yang berperan sebagai pembaca naskah artikel jurnal ilmiah
7. Subscription Managers
Adalah menu yang digunakan untuk menampilkan daftar pengguna yang berperan sebagai manajer langganan.
Demikian bagian-bagian utama pengelolaan jurnal ilmiah (Journal Management) yang dilakukan pengguna dengan peran sebagai jurnal manajer.
Penting dalam Pengelolaan Jurnal Ilmiah Online
Penerbitan jurnal ilmiah sangat penting untuk publikasi hasil penelitian kepada komunitas peneliti pada bidangnya di seluruh dunia. Semakin banyak pembaca, maka sitasi atas artikel yang dihasilkan dalam jurnal ilmiah akan semakin tinggi. Penerbitan jurnal secara cetak memerlukan waktu panjang dalam proses penyuntingan, penelaahan dan paling utama adalah mahal nya biaya pencetakan yang mengakibatkan terbatasnya distribusi jurnal ilmiah. Untuk mempercepat proses pengiriman naskah submission, penyuntingan (editing) dan penelaahan (review) maka jurnal perlu diterbitkan dalam bentuk online.
Perubahan paradigma penerbitan jurnal dari cetak menjadi online harus dipersiapkan dengan baik khususnya dari sisi tata kelola (manajemen), sehingga jurnal yang diterbitkan sesuai dengan standar penerbitan jurnal secara online baik nasional maupun internasional. Atas dasar itulah, pengelolaan jurnal ilmiah online harus dikelola dengan serius dan profesional. Semoga Karya Tulis Ilmiah para peneliti Indonesia semakin maju dan berkualitas.
(*Untuk Belajar, Testing dan Demo pengelolaan jurnal ilmiah online dengan OJS, silahkan menghubungi Admin journal.dkampus.com melalui email journal[at]dkampus.com agar dibuatkan akun pengguna sebagai role jurnal manajer.
